En raison des mesures de confinement imposées suite à l’épidémie de coronavirus, le gouvernement a adapté les règles de tenue et de participation des assemblées générales au sein des sociétés commerciales. Il vient d’apporter de nouvelles précisions, notamment pour les sociétés anonymes (SA).
Coronavirus (COVID-19) : dispositions générales
- Concernant la délégation de pouvoir de l’organe compétent pour convoquer l’AG
Pour rappel, depuis le 12 mars 2020, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale (AG) peut décider que celle-ci se tiendra sans la présence physique de ses membres ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, si elle devait, initialement, se tenir dans un lieu affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.
Dans ce cadre, l’organe compétent pour convoquer l’AG peut déléguer son pouvoir de convocation à un représentant légal.
Depuis le 12 avril 2020, cette délégation de pouvoir doit être établie par écrit, préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.
- Concernant le vote par correspondance
Par ailleurs, lorsque la loi, les statuts ou le contrat d’émission permettent aux membres de l’assemblée de voter par correspondance, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal délégué pour le faire peut décider que les membres adressent leurs instructions de vote par message électronique à l’adresse électronique mentionnée dans la convocation.
Cette disposition s’applique depuis le 12 mars 2020.
- Concernant la représentation des membres de l’assemblée
Il en est de même s’il est permis aux membres de l’assemblée de se faire représenter lors de l’assemblée : les mandats sont adressés par les membres par message électronique à l’adresse électronique indiquée dans la convocation.
Cette disposition s’applique depuis le 12 mars 2020.
- Concernant le procès-verbal (PV) d’AG
En outre, depuis le 12 mars 2020, le procès-verbal (PV) de l’assemblée générale doit mentionner si celle-ci s’est tenue et a délibéré :p>
- ○ sans la présence physique des membres ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, notamment dans le cas où l’assemblée devait initialement se tenir dans un lieu visé par une interdiction de rassemblement collectif pour des mesures sanitaires ; dans ce cas, le PV doit mentionner la nature de la mesure administrative d’interdiction de rassemblement applicable ;
- ○ par voie de consultation écrite.
L’ensemble de ces dispositions s’appliquent :
- ○ aux sociétés civiles et commerciales ;
- ○ aux masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
- ○ aux groupements d’intérêt économique et aux groupements européens d’intérêts économique ;
- ○ aux coopératives, aux mutuelles, union et fédérations de mutuelles ;
- ○ aux sociétés et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
- ○ aux instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
- ○ aux caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
- ○ aux fonds de dotation ;
- ○ aux associations et fondations.
Coronavirus (COVID-19) : concernant les SARL et les SA
Depuis le 12 mars 2020, au sein des SARL et des SA, l’organe compétent pour convoquer l’AG, ou le représentant légal délégué pour le faire, peut décider que les associés ou actionnaires votent via des moyens électroniques de télécommunication.
Dans ce cas, la société doit aménager un site Internet exclusivement consacré à cette fin.
Il n’est pas nécessaire qu’une clause des statuts le prévoit pour que cela soit possible.
Cette disposition s’applique également aux assemblées d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeur mobilières donnant accès au capital, qui sont soumises aux règles applicables aux assemblées d’actionnaires au sein des SA en matière de visioconférence, de moyens de télécommunication, de vote électronique et de vote par correspondance.
Coronavirus (COVID-19) : focus sur les SA
- Concernant la représentation des actionnaires
Au sein d’une SA, un actionnaire peut décider de se faire représenter lors d’une AG.
Si celle-ci se tient hors de la présence physique de ses membres ou par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle en raison d’une mesure administrative de restriction des rassemblements collectifs pour des raisons sanitaires, la représentation de l’actionnaire doit respecter certaines règles :
- ○ le ou les mandat(s) de représentation, y compris ceux donnés par voie électronique, indiquant le mandataire, peuvent parvenir à la société jusqu’au 4ème jour précédant la date de l’AG ;
- ○ le mandataire peut adresser ses instructions pour l’exercice du ou des mandats dont il dispose à la société par message électronique à l’adresse électronique indiquée, au plus tard le 4ème jour précédant la date de l’assemblée, en utilisant le formulaire de vote par correspondance.
Ces dispositions s’appliquent depuis le 12 avril 2020.
- Concernant le changement de mode de participation
Depuis le 12 mars 2020, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation à l’assemblée générale peut choisir un autre mode de participation, sous réserve que son instruction parvienne à la société :
- ○ au maximum 4 jours avant la date de l’AG (sauf si les statuts prévoient un délai plus court) pour les formulaires de vote par correspondance,; toutefois, les formulaires électroniques de vote à distance peuvent être reçus par la société jusqu’à la veille de la réunion de l’assemblée générale, au plus tard à 15 heures, heure de Paris ;
- ○ jusqu’au 4ème jour avant la date de l’AG pour les mandats, y compris ceux donnés par voie électronique.
Il n’est pas nécessaire qu’une clause des statuts le prévoit pour que ces dispositions soient applicables.
Dans ce cas, les instructions précédentes sont révoquées.
- Présidence de l’AG et « scrutateurs »
Lorsqu’au sein d’une SA, une AG se tient sans la présence physique de ses membres ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle du fait d’une mesure administrative de restriction de rassemblement du public, plusieurs dispositions sont applicables :
- ○ depuis le 12 avril 2020, l’assemblée d’actionnaire est présidée par la personne désignée à cet effet, par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance, parmi ses membres, ou en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux, si elle ne peut l’être par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, ou en son absence ; cette disposition s’applique aux SA, sociétés en commandite par actions (SCA), aux sociétés européennes, aux assemblées spéciales des porteurs de certificats d’investissement, ainsi qu’aux assemblées de porteurs d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote ;
- ○ pour les assemblées dont la convocation intervient après le 12 avril 2020, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire désigne deux « scrutateurs » qui sont prioritairement choisis parmi les actionnaires. Cette disposition s’applique, outre les sociétés listées plus haut, aux assemblées d’obligataires, aux assemblées de porteurs de titres participatifs, aux assemblées de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital.
Les membres des assemblées doivent être informés au plus vite et par tout moyen de l’identité et de la qualité des personnes désignées.
Coronavirus (COVID-19) : en ce qui concerne les associations soumises au droit des assurances
Depuis le 12 mars 2020, le président du conseil d’administration d’une association souscriptrice de contrats d’assurance de groupe sur la vie ou de contrats de capitalisation peut décider que le vote par correspondance ou que le vote électronique est possible, même si les statuts ne le prévoient pas.
Les modalités de vote doivent permettre le respect du secret du vote et la sincérité du bulletin.
Coronavirus (COVID-19) : en ce qui concerne les sociétés d’assurance mutuelles
Depuis le 12 mars 2020, le conseil d’administration, le directoire ou le conseil de surveillance des sociétés d’assurance mutuelles peut décider la tenue d’un vote par correspondance ou par procuration, même si les statuts ne le prévoient pas.
Ces mêmes organes peuvent décider que :
- le nombre de pouvoir confié à un même mandataire peut aller jusqu’à 10, si l’un des membres de l’assemblée décide de se faire représenter ;
- le vote électronique est possible, sous réserve que ses modalités d’application respectent le secret du vote et la sincérité du scrutin.
L’ensemble de ces dispositions sont applicables aux îles Wallis-et-Futuna.
Il est applicable aux assemblées et réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues jusqu’au 31 juillet 2020.
Source : Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19
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