Toute entreprise doit conserver les documents professionnels relatifs à sa vie sociale et économique. Cette conservation peut s’effectuer sous format papier ou électronique, mais à la condition, dans ce dernier cas, de respecter des obligations précises. Illustration…
Documents originaux : une numérisation sous contrôle
En tant que professionnel, vous êtes tenu de conserver les documents relatifs à la vie de votre entreprise : contrats, factures, pièces et justificatifs comptables, …
Le délai de conservation obligatoire varie en fonction de la nature du document.
Vous pouvez choisir de conserver les documents papiers originaux sous un format papier, mais aussi, sous un format numérique, à la condition toutefois de vous conformer à certaines modalités strictement encadrées. Celles-ci, destinées à garantir la reproduction à l’identique du contenu original, détaillent le procédé de numérisation à respecter.
A défaut, la fiabilité du document est sujette à caution … Une association vient d’en faire l’amère expérience !
Constatant des factures impayées, le président d’une association décide d’agir contre la société fautive.
Ce qu’elle conteste, le président ne pouvant pas, selon elle, représenter l’association : elle relève, en effet, que les procès-verbaux des assemblées générales (AG) autorisant le président à agir ne sont pas les documents originaux, mais des copies qui ont été numérisées sans respecter la procédure de numérisation pourtant obligatoire.
Ce que confirme le juge : en l’absence d’originaux, les copies d’AG auraient pu être considérées comme fiables, si elles avaient été numérisées dans les conditions prescrites par la Loi.
A défaut, elles ne constituent pas des preuves suffisantes… Le président n’est donc pas autorisé à agir au nom de l’association !
Source : Arrêt de la Cour d’Appel de Montpellier du 7 novembre 2019, n° 19/00455 (NP)
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